Hoe verwerk je cadeaubonnen correct in je administratie

Naar overzicht |

Het verwerken van cadeaubonnen in je administratie kan een uitdaging zijn voor ondernemers. Afhankelijk van het type cadeaubon en het moment van verzilvering, zijn er verschillende administratieve handelingen en BTW-regels van toepassing. In deze blog geven we een uitgebreid overzicht van de beste praktijken voor de verwerking van cadeaubonnen, zodat je altijd goed voorbereid bent. We behandelen zowel de verwerking bij verkoop als bij verzilvering en geven advies over de afhandeling van niet-ingeleverde cadeaubonnen.

Waarom heeft de ene cadeaubon wel BTW en de andere niet? 

Het verschil in omzetbehandeling van cadeaubonnen tussen bedrijven hangt af van het type bedrijf en de verschillende BTW-tarieven die van toepassing zijn. Er zijn in principe twee soorten cadeaubonnen wanneer een bedrijf cadeaubonnen uitgeeft die enkel bij de betreffende zaak te besteden zijn:

  • Cadeaubonnen van bedrijven met één BTW-tarief
    Bedrijven die slechts één BTW-tarief hanteren –  bijvoorbeeld kledingwinkels – dienen cadeaubonnen direct als omzet te boeken bij verkoop. Dit komt omdat het bij de verkoop al duidelijk is dat de bon gebruikt zal worden voor producten met een vast BTW-tarief van bijvoorbeeld 21%.
  • Cadeaubonnen van bedrijven met meerdere BTW-tarieven
    Bedrijven die verschillende BTW-tarieven hanteren – bijvoorbeeld horecazaken voor eten (9%) en alcoholische dranken (21%), dienen cadeaubonnen niet als omzet te boeken bij verkoop. Bij de verkoop wordt de cadeaubon gezien als een tegoed of toekomstig betaalmiddel en wordt het geld op een tussenrekening geboekt. Wanneer de bon verzilverd wordt, wordt de betaling met de cadeaubon van de tussenrekening afgeboekt.

Nu we het verschil tussen de soorten cadeaubonnen hebben uitgelegd, gaan we verder met de specifieke administratieve verwerking bij verkoop en verzilvering van cadeaubonnen.

Verkoop van cadeaubonnen: Wanneer is het omzet?

Cadeaubon direct als omzet (incl BTW)
Wanneer een cadeaubon direct als omzet moet worden beschouwd, moet je deze bij de verkoop inclusief BTW verwerken. Dit geldt voor bedrijven met één BTW-tarief, zoals een kledingzaak.

Voorbeeld: Verkoopbedrag cadeaubon: €50,00

BTW (21%): €8,68
Netto-omzet: €41,32

De boeking zou er als volgt uitzien:Debiteuren/Cash €50,00
Omzet €41,32
Te betalen BTW €8,68

Cadeaubon boeken op tussenrekening (geen BTW van toepassing)
Als de cadeaubon niet als omzet dient te worden beschouwd, zoals in bedrijven met meerdere BTW-tarieven, wordt het geld bij verkoop op een tussenrekening geboekt. De cadeaubon bij besteding als betaalmiddel gezien en van de tussenrekening afgeboekt.

Voorbeeld: Verkoopbedrag cadeaubon: €50,00

De boeking zou er als volgt uitzien:Debiteuren/Cash €50,00
Naar tussenrekening cadeaubonnen €50,00

Verzilvering van cadeaubonnen

Administratieve verwerking van cadeaubonnen die als omzet zijn geboekt
Bij verzilvering van cadeaubonnen die bij verkoop al als omzet zijn geboekt, zoals bij bedrijven met één BTW-tarief, hoeft er geen over het gedeelte wat met de cadeaubon betaald wordt, geen BTW meer afgedragen te worden. Dit omdat dit al bij verkoop is gebeurd. Enkel over het verschil dient BTW te worden afgedragen.

Voorbeeld:

Waarde cadeaubon: €50,00
Totaal aankoopbedrag: €80,00
Extra betaling: €30,00
BTW (21%) over bij te betalen bedrag : €5,20
Netto-omzet: €24,80

De boeking zou er als volgt uitzien:
Van tussenrekening: €50,00
Debiteuren/Cash: €30
Omzet: €24,80
Af te dragen BTW: €5,20


Administratieve verwerking van cadeaubonnen die op de tussenrekening zijn geboekt 

Bij verzilvering van cadeaubonnen die bij verkoop niet als omzet zijn geboekt, maar als toekomstig betaalmiddel op de tussenrekening zijn gezet, zoals bij bedrijven met met meerdere BTW-tarieven, dient de BTW te worden afgedragen over de gehele aankoop. Dit omdat over de waarde van de cadeaubon bij verkoop nog geen BTW is afgedragen en het bedrag enkel als toekomstig betaalmiddel is geregistreerd.

Voorbeeld:

Waarde cadeaubon: €50,00
Totaal aankoopbedrag: €80,00
Extra betaling: €30,00
BTW (21%) het totaal aankoopbedrag : €13,88
Netto-omzet: €66,12

De boeking zou er als volgt uitzien:
Van tussenrekening: €50,00
Debiteuren/Cash: €30,00
Omzet: €66,12
Af te dragen BTW: €13,88

Niet-ingeleverde Cadeaubonnen

Cadeaubonnen die niet worden ingeleverd binnen de geldigheidsduur (deze kan variëren tussen de 2 en 5 jaar – hoeven niet meer geaccepteerd te worden, maar mag uiteraard wel. De ondernemer kan dit zelf bepalen en met het juiste software pakket voor cadeaubonnen de geldigheid verlengen.

Vervallen cadeaubonnen die als omzet zijn geboekt
Vervallen cadeaubonnen die bij verkoop al als omzet zijn geboekt, zijn administratief al verwerkt en hoeft op financieel vlak niets meer mee te gebeuren. Enkel in het geval wanneer dit geld gereserveerd stond, kan dit nu worden vrijgegeven.

Vervallen cadeaubonnen die op de tussenrekening zijn geboekt 
Bij vervallen cadeaubonnen die bij verkoop op de tussenrekening zijn geboekt en waar nog geen BTW over is afgedragen, dient dit nog te gebeuren. Het bedrag exclusief BTW wordt nu als omzet geboekt.

Voorbeeld:

In mei vervalt er een bedrag van €300,00 vrij aan cadeaubonnen welke over de vervaldatum heen zijn. Je kunt dit kun je zien in het transactie-overzicht van je cadeaubonsysteem.

De boeking zou er als volgt uitzien:

De boeking zou er als volgt uitzien:
Van tussenrekening: €300,00
Omzet: €248,00
Af te dragen BTW (21%): €52,00

Conclusie

Het verwerken van cadeaubonnen in je administratie vereist zorgvuldigheid en aandacht voor detail. Door de juiste stappen te volgen bij zowel verkoop als verzilvering, en door rekening te houden met niet-ingeleverde bonnen, zorg je ervoor dat je administratie klopt en je voldoet aan de BTW-regels. We hopen dat deze blog je helpt om cadeaubonnen efficiënt en correct te verwerken in je administratie. Heb je nog vragen of wil je meer weten over specifieke situaties, neem dan gerust contact met ons op!

`