Cadeaubonnen voor franchises: Zo regel je het goed.

Een cadeaubon van jouw franchise vestiging of organisatie is een perfect middel om je merk te versterken, nieuwe klanten aan te trekken en herhaalbezoeken voor bestaande klanten te stimuleren. Een consument die in het bezit is van een cadeaubon van jouw merk, zal immers sneller voor jouw zaak – of een van de andere franchise vestigingen – kiezen, dan voor een concurrent.

Voordelen van cadeaubonnen zijn o.a:

• Nieuwe klanten: Cadeaubonnen trekken nieuwe klanten aan die wellicht nog geen ervaring hebben met je merk.
• Extra besteding: Klanten besteden vaak meer dan de waarde van de cadeaubon, wat zorgt voor extra omzet.
• Loyaliteit: cadeaubonnen zorgen voor herhaalaankopen en versterken de relatie tussen jouw klant en jullie merk.
  

Cadeaubonnen implementeren, administratief correct verwerken en geautomatiseerd inrichten binnen een franchise kan complex zijn. In deze blog duiken we dieper in de uitdagingen van cadeaubonnen voor franchises en laten we zien hoe de juiste cadeaubon-oplossing franchisegevers en franchisenemers hierbij kan ondersteunen.

De complexiteit van cadeaubonnen binnen franchises

Franchiseorganisaties bestaan uit meerdere zelfstandige vestigingen die onder één merk opereren. Deze structuur brengt unieke uitdagingen met zich mee als het gaat om de uitgifte, besteding en onderlinge verrekening van cadeaubonnen. Een aantal veelvoorkomende uitdagingen zijn:

Onderlinge verrekening
Wanneer een consument een cadeaubon koopt bij een van de vestigingen of online via de algemene website van de franchise, dient de cadeaubon bij alle vestigingen – en mogelijk ook in de webshop – besteed worden, in 1 keer of in delen.

Rekenvoorbeeld:
Een klant koopt een cadeaubon van €100,00 bij vestiging A. De klant besluit om van deze cadeaubon  €30,00 bij vestiging B te besteden, €40,00 bij vestiging C en de resterende €30,00 in de webshop te besteden. Hoe verloopt de verrekening?

• Aankoop: Vestiging A ontvangt de betaling van €100,00
• Besteden: Elke betaling met de cadeaubon wordt automatisch geregistreerd door het systeem met de waarde die bij de betreffende vestiging of webshop besteed is.
• Verrekening: Aan het einde van de – geselecteerde – periode worden alle verkopen en de bestedingen per vestiging en – indien van toepassing – van de webshop opgeteld en met elkaar verrekend. In bovengenoemd voorbeeld draagt vestiging A €100,00 af aan de gezamenlijke balans, vestiging B krijgt €30,00, vestiging C €40,00 en de webshop €30,00 vanuit de gezamenlijke balans.
  

Voorbeeld verrekenoverzicht

Het is belangrijk dat alle bedragen nauwkeurig geregistreerd worden en het geld bij de juiste ondernemer of het hoofdkantoor terechtkomt. Hiervoor is een realtime en transparante verrekening noodzakelijk waarbij voor het hoofdkantoor alle cadeaubon transacties inzichtelijk zijn en per vestiging enkel de cadeaubon transacties van de betreffende vestiging. Dit zodat iedereen ziet hoeveel er in een bepaalde periode aan cadeaubonnen verkocht en verzilverd is. Het handmatig bijhouden van de transacties en verrekeningen kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dit kan leiden tot frustratie bij franchisenemers en mogelijke conflicten over betalingen wat je voorkomt met een goed en geautomatiseerd cadeaubonsysteem. 

Uitbetalingen en afdracht
Franchisenemers moeten periodiek worden uitbetaald of gefactureerd door het hoofdkantoor op basis van de cadeaubonnen die zij in een bepaalde periode hebben verkocht en/of verzilverd. Dit proces kan ingewikkeld en tijdrovend zijn zonder een geautomatiseerd systeem. Met een goede cadeaubon-oplossing wordt dit proces gestroomlijnd. Door het exporteren van een SEPA-bestand en deze in te lezen in de bank, kunnen alle vestigingen met één druk op de knop uitbetaald worden. Dit zorgt voor een efficiënt en foutloos uitbetalingssysteem, waardoor zowel franchisegevers als franchisenemers tijd en moeite besparen.

Systeemintegratie
De franchisegever dient  ervoor te zorgen dat alle vestigingen hetzelfde cadeaubon systeem voor cadeaubonnen gebruiken en dat dit systeem aansluit op de gebruikte kassasystemen, tools en andere bedrijfsprocessen. 

Vrijval
Cadeaubonnen die niet binnen de geldigheidstermijn worden ingeleverd, vallen vrij ten gunste van het bedrijfsresultaat van de franchiseorganisatie. Deze termijn kan variëren van 2 tot 5 jaar, afhankelijk van de interne beleidskeuzes. De vrijval van cadeaubonnen biedt verschillende mogelijkheden. De franchiseorganisatie kan deze gebruiken om de kosten voor software en productie van de cadeaubonnen te dekken, promotionele activiteiten te ondersteunen of de vrijgevallen waarde onder de franchisenemers te verdelen. Gifty helpt bij het beheren van deze vrijval en het implementeren van een transparant en eerlijk systeem dat aan de wensen van zowel franchisegevers als franchisenemers voldoet.

Tekst gaat door onder de afbeelding:

Promotionele cadeaubonnen
Promotionele bonnen worden vaak uitgegeven door een specifieke vestiging voor lokale marketingacties, het compenseren van een klant/gast of het belonen van medewerkers. Omdat tegenover deze cadeaubonnen geen omzet staat, kunnen ze alleen bij de vestiging worden besteed die de bon uitgeeft. Dit betekent dat ze niet worden meegenomen in de onderlinge verrekening. Een cadeaubon-oplossing onderscheidt deze promotionele cadeaubonnen van reguliere cadeaubonnen, waardoor de administratie eenvoudig blijft en iedere vestiging precies weet welke bonnen onder welke voorwaarden gebruikt kunnen worden. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een soepele afhandeling van deze speciale bonnen.

Kosten
De kosten die gepaard gaan met cadeaubonnen, zoals software, productie en integraties met andere softwaretools of POS, kunnen door de franchisegever, franchisenemers of een combinatie van beide gedragen worden. Dit wordt vaak bepaald in combinatie met de afspraken over de vrijval van niet-ingeleverde cadeaubonnen en het al dan niet inhouden van commissie door het hoofdkantoor bij de franchisenemers. Gifty biedt advies en een op maat gemaakt voorstellen aan de om deze kosten eerlijk en efficiënt te verdelen. Dit omvat gedetailleerde presentaties en aanbevelingen, zodat de besluitvorming transparant en goed onderbouwd is.

Ondersteuning en onboarding voor zowel franchisenemers als franchisegever

Bij Gifty begrijpen we dat de succesvolle implementatie van een cadeaubonprogramma binnen een franchiseorganisatie meer vereist dan alleen de juiste software. Het gaat ook om een soepele onboarding en continue ondersteuning van alle betrokken partijen. Daarom bieden we uitgebreide training en onboarding voor alle vestigingen en nemen we het hoofdkantoor mee in elke stap van het proces. De introductie van een nieuw cadeaubonsysteem kan een uitdaging zijn voor vestigingen die al te maken hebben met dagelijkse operationele taken. Bij Gifty zorgen we ervoor dat elke vestiging volledig wordt ondersteund tijdens de onboarding. Wij organiseren persoonlijke of online trainingen voor het personeel van elke vestiging. Dit zorgt ervoor dat iedereen vertrouwd raakt met het systeem en weet hoe ze cadeaubonnen kunnen verkopen, verzilveren en beheren.

Gebruiksvriendelijke handleidingen en video’s
Naast persoonlijke trainingen bieden we gedetailleerde handleidingen en videos die stap-voor-stap uitleggen hoe het systeem werkt. Deze bronnen zijn altijd beschikbaar voor opfrissing of nieuwe medewerkers.

Ondersteuning en support
We bieden remote ondersteuning tijdens de implementatiefase en daarna om eventuele vragen direct te kunnen beantwoorden en problemen snel op te lossen. Het hoofdkantoor speelt een cruciale rol bij de implementatie van cadeaubonnen. Daarom nemen we het hoofdkantoor mee in het hele proces en zorgen we ervoor dat ze geen omkijken hebben naar de dagelijkse operationele details. Ook na de initiële implementatie blijven we beschikbaar voor voortdurende begeleiding en ondersteuning. Of het nu gaat om technische vragen, strategisch advies of het updaten van het systeem, ons team staat altijd klaar om te helpen. We houden regelmatig contact met het hoofdkantoor om te zorgen dat alles soepel verloopt en om feedback te verzamelen. Dit stelt ons in staat om proactief verbeteringen door te voeren en eventuele problemen aan te pakken voordat ze escaleren.

Conclusie

Cadeaubonnen zijn essentieel voor het versterken van je merk en het aantrekken van nieuwe klanten binnen een franchiseorganisatie. De uitdagingen rondom verrekening en systeemintegratie kunnen overweldigend zijn, maar met Gifty’s cadeaubonoplossing worden deze zorgen weggenomen. Laat ons je helpen om je cadeaubonprogramma te optimaliseren en je merk te laten groeien. Of je nu een franchisegever of franchisenemer bent, Gifty heeft de tools en expertise om je cadeaubonproces te stroomlijnen en je bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

Zoek je naar een oplossing voor je franchise cadeaubonnen? Neem contact op met Gifty en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen.