Hoe Vrijthof 16 afscheid nam van gedoe met cadeaukaarten en overstapte op gemak
Iedere ondernemer kent ze wel: de processen waarvan je denkt “het werkt, maar het kan écht makkelijker”. Voor ons bij Vrijthof 16 waren dat de cadeaukaarten. In onze gezellige zaak in Hilvarenbeek gaven klanten regelmatig een cadeaubon cadeau. Leuk natuurlijk, maar het hele proces erachter, dat was allesbehalve feestelijk.
We werkten jarenlang met Givacard en laadden de kaarten op en verzilverden ze via een CCV pin module. Het werkte prima, tot het op een gegeven moment gewoon te veel tijd ging kosten. Vooral tijdens drukke momenten aan de kassa kon dat echt onhandig zijn. Je wilt gewoon snel door, zeker als er een rij staat en iemand nog een bon uit z’n portemonnee tovert. Dan wil je geen gedoe met een langzame module of een handmatige invoer. En eerlijk is eerlijk: af en toe ging het ook nog weleens fout.
Bovendien waren de cadeaukaarten zelf niet bepaald iets waar je trots op was. Het voelde een beetje als een bijzaak, terwijl een cadeaubon in feite een verlengstuk is van je zaak. Mensen geven zo’n bon weg aan vrienden, familie of collega’s – het is vaak de eerste kennismaking met jouw merk. Dat mag dan best goed geregeld zijn. Dat was voor ons het moment waarop we dachten: dit moet toch anders kunnen?
Tijd voor iets nieuws
We waren niet actief op zoek naar een cadeaubonnen systeem voor ondernemers, maar kwamen via onze kassaleverancier Bork terecht bij Gifty. Die naam hadden we eigenlijk nog niet eerder gehoord, maar we kregen al snel een demo én wat samples van hun cadeaukaarten. En toen viel het kwartje. “Ja,” zeiden we tegen elkaar, “dit zou het weleens kunnen zijn.” Het zag er niet alleen professioneel uit, het voelde ook meteen logisch. Niet meer handmatig rommelen, maar gewoon een systeem dat gekoppeld is aan ons kassasysteem. En dat werkt.
Wat we ook meteen prettig vonden, was dat we niet het gevoel kregen dat we ergens in werden gepusht. Geen verkooppraatjes, geen kleine lettertjes. Gewoon: dit is het systeem, dit kan het, zo werkt het. Die eerlijkheid en transparantie voelden goed. En dat past ook bij hoe wij zelf in het ondernemen staan.
Wat er sindsdien veranderd is
Sindsdien gebruiken we Gifty en dat bevalt ons verrassend goed. Het grootste verschil? Tijd. We zijn gewoon veel minder tijd kwijt met het opwaarderen en verzilveren van de cadeaukaarten. Dat scheelt ons in de drukte enorm veel gedoe. Fouten maken we ook veel minder – het systeem is overzichtelijk en werkt intuïtief. Wat ook fijn is: we hebben via het dashboard meteen inzicht in alles. Hoeveel bonnen zijn er nog in omloop? Welke zijn al verzilverd? Het is allemaal zo veel duidelijker dan voorheen.
Dat overzicht geeft ons niet alleen rust, het helpt ook bij het nemen van beslissingen. We kunnen nu precies zien wanneer er een piek zit in de verkoop van bonnen, bijvoorbeeld rond de feestdagen of tijdens bepaalde acties. Daar kunnen we dan weer op inspelen. Het is niet meer op gevoel – het is gebaseerd op data, en dat is stiekem best fijn.
Het dashboard als centrale plek
Wat we vooral gebruiken is dus het dashboard. Dat is voor ons echt de basis. Alles loopt daar doorheen. De bonnen, het beheer, de statistieken. En het mooie is: het werkt gewoon, zonder gedoe.
Het fijne is ook dat we het zelf kunnen beheren. Als er iets aangepast moet worden, of als we even willen checken hoe iets loopt, dan hoeven we niet te bellen of te wachten. We loggen gewoon in en zien direct wat we nodig hebben. Dat voelt modern en professioneel.
Contact met Gifty? Nauwelijks nodig
Het mooie is dat we sinds we Gifty gebruiken eigenlijk nauwelijks meer contact hoeven te hebben met hun support. Bij onze vorige leverancier moesten we nog weleens bellen omdat het opwaarderen misging, maar dat is nu verleden tijd. Mocht er toch iets zijn, dan pakken we de telefoon. En eerlijk: als je dan ook nog een keer wél belt en iemand neemt snel op en weet waar het over gaat, dan voel je je als klant echt serieus genomen. Dat is bij Gifty gelukkig het geval.
Die rust dat je weet: als er iets is, dan is het zo geregeld – dat is goud waard. Zeker als je het al druk genoeg hebt met andere dingen, zoals personeel aansturen, roosters maken, leveranciers regelen en – oh ja – gewoon je gasten blij maken.
Gifty als cadeaubonnen systeem: aanrader of niet?
Zouden we Gifty aanraden aan andere ondernemers? Ja, absoluut. gewoon omdat we weten hoe frustrerend zo’n cadeaukaartsysteem kan zijn als het niet goed werkt. En omdat wij weten hoe relaxed het is als het wél soepel loopt. Gifty is sterk in communicatie, biedt veel mogelijkheden en het werkt simpelweg zoals het zou moeten.
We hebben Gifty inmiddels al aan meerdere ondernemers in onze omgeving genoemd. Gewoon in een gesprek, onder het genot van een koffie. Want als je iets ontdekt hebt wat jouw leven makkelijker maakt, dan gun je dat een ander ook.
Kleine wensen voor de toekomst
Natuurlijk zijn we ook kritisch – Gifty heeft standaard cadeaukaarten op A5 formaat welke automatisch aangevuld kunnen worden, maar wij hebben door Gifty pasjes laten maken. Het zou helemaal top zijn als we deze in de toekomst direct via het dashboard kunnen bestellen. Dat zou het laatste stukje gemak compleet maken. Want soms wil je gewoon snel kunnen bijbestellen, zonder te mailen of bellen. Maar goed, wie weet wat er nog komt. Voor nu zijn we gewoon blij dat we de overstap hebben gemaakt.
Conclusie: soms moet je gewoon overstappen
Want soms is het niet zo moeilijk. Soms is het gewoon een kwestie van “het moet makkelijker kunnen”, en dan de juiste oplossing vinden. Voor ons was dat Gifty. En dat maakt het nét een stukje leuker, voor ons én voor de klant aan de kassa.
We zeggen niet dat Gifty alles voor ons heeft veranderd – dat zou overdreven zijn. Maar het heeft wél iets opgelost wat al lang frustrerend was. En dat is veel waard. Want hoe meer tijd en energie we kunnen steken in het blij maken van onze gasten, hoe beter. En dat is uiteindelijk waar we het allemaal voor doen.