Cadeaubonnen verwerken in je administratie: checklist voor ondernemer en boekhouder
Leg per cadeaubon vast wanneer hij is uitgegeven in de administratie, verzilverd of verlopen, en laat je boekhouder bepalen of de verkoop meteen omzet is of eerst als schuld op de balans komt. Dat hangt af van de btw: staat het tarief bij uitgifte al vast, dan is de verkoop meteen omzet. Hieronder staat de checklist per moment, met het rapport dat je ervoor pakt.
De checklist in het kort
- Verkoop: een bon voor één btw-tarief is bij verkoop omzet met btw. Een bon voor meerdere tarieven is bij verkoop een schuld, zonder btw.
- Verzilvering: bij één tarief boek je niets extra’s. Bij meerdere tarieven wordt de schuld nu omzet, met btw over wat de klant besteedt.
- Verlopen: het restsaldo verdwijnt niet vanzelf uit je boekhouding. Spreek vooraf met je boekhouder af hoe je het afboekt.
- Uitbetaling: online verkochte bonnen worden via Stripe uitbetaald, met één commissiefactuur per maand.
- Rapporten: dagafsluiting, cumulatief en Verwachte verval vind je onder Financieel, Rapportage.
Wat leg je vast in je administratie bij een cadeaubon?
Een cadeaubon heeft drie momenten: de uitgifte (de verkoop), de verzilvering (de klant besteedt het saldo) en het verlopen (de geldigheid is voorbij). Die drie momenten zie je terug in de statussen in het Gifty-dashboard: Uitgegeven, Verzilverd en Verlopen.
Een bon die deels is besteed, blijft Uitgegeven met een lager saldo. Pas als het saldo op nul staat, wordt hij Verzilverd. Dat is handig om te weten voor je jaarafsluiting: een bon met de status Uitgegeven kan dus nog een restsaldo hebben.
Per bon wil je kunnen terugvinden:
- de cadeauboncode of het bonnummer en de verkoopdatum
- het bedrag bij uitgifte en het verkoopkanaal (winkel of online)
- de status en, als het saldo is besteed, de datum en het bedrag van elke verzilvering
- het restsaldo
In het transactieoverzicht en in de uitsplitsing van de rapporten zie je per transactie de datum, het cadeaubonnummer, het type, de status en het bedrag. Die uitsplitsing kun je exporteren naar CSV voor je boekhouder. Geef je bonnen gratis weg? Markeer ze bij uitgifte als promotioneel, dan houd je ze uit elkaar. Of een gratis bon boekhoudkundig anders wordt behandeld, bepaalt je boekhouder.
Verkoop: wanneer is een verkochte cadeaubon omzet?
Dat hangt af van de btw. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen vouchers voor enkelvoudig en voor meervoudig gebruik (Belastingdienst: vouchers, zegels en waardebonnen). Beslissend is wat er bij de uitgifte van de bon al bekend is over de btw.
| Soort bon | Wanneer staat de btw vast? | Bij verkoop | Bij verzilvering |
|---|---|---|---|
| Enkelvoudig gebruik, bijvoorbeeld een kledingzaak met één tarief | Bij uitgifte | Omzet en btw direct boeken | Geen btw meer, de bon werkt als betaalmiddel |
| Meervoudig gebruik, bijvoorbeeld een restaurant met eten en alcohol | Pas bij besteding | Schuld op de balans, geen omzet en geen btw | Schuld wordt omzet, btw over wat de klant besteedt |
Een rekenvoorbeeld voor een bon van €50 met 21% btw. Bij enkelvoudig gebruik boek je bij verkoop €41,32 omzet en €8,68 btw (€50 × 21/121). Bij meervoudig gebruik boek je bij verkoop €50 als schuld, bijvoorbeeld op de rekening Vooruit ontvangen bedragen. De namen van de rekeningen kiest je boekhouder.
Twijfel je of jouw bon enkelvoudig of meervoudig is? Laat je boekhouder dat vastleggen voordat je de eerste bon verkoopt.
Online verkocht: wat staat er op je bankafschrift en je factuur?
Bonnen die klanten online via je bestelmodule kopen, worden via Stripe uitbetaald. Het bedrag op je bankafschrift is daardoor lager dan wat de klant betaalde: Stripe en Gifty houden hun kosten in. Een boekhouder boekt de verkoop doorgaans voor het volledige bedrag en verwerkt de inhoudingen apart, zodat het uitbetaalde bedrag aansluit.
Het voorbeeld uit het boekhoudkundig handboek: een klant betaalt €50, Stripe houdt €1,00 in, Gifty houdt €1,80 in en jij ontvangt €47,20. Dat is een voorbeeld, geen vast tarief. Wat jij betaalt, hangt af van je pakket en staat op de prijzenpagina. Bonnen die je zelf in je winkel verkoopt, lopen niet via Stripe. Het schema en de data lees je in het artikel uitbetaling online verkochte cadeaubonnen.
Verzilvering: wat boek je als de bon wordt gebruikt?
Bij enkelvoudig gebruik hoef je voor omzet en btw niets meer te boeken over het deel dat met de bon is betaald. Bij meervoudig gebruik gebeurt het hier: de schuld neemt af en de omzet en de btw komen erbij. Betaalt de klant bij, dan telt dat bedrag mee in de btw.
| Situatie | Enkelvoudig gebruik | Meervoudig gebruik |
|---|---|---|
| Aankoop van €50, volledig met de bon betaald | Niets extra’s, omzet en btw stonden al in de boekhouding | Schuld €50 wordt omzet €41,32 en btw €8,68 |
| Aankoop van €80: bon van €50 en €30 bijbetaald | Alleen over de bijbetaling: omzet €24,79 en btw €5,21 | Schuld €50 en €30 bijbetaling worden samen omzet €66,12 en btw €13,88 |
De voorbeelden rekenen met 21% btw. Heeft de aankoop een ander tarief, dan verandert de btw en de omzet mee. Wordt maar een deel van de bon besteed, dan blijft de bon Uitgegeven met een restsaldo en blijft bij meervoudig gebruik de rest van de schuld op de balans staan.
Verlopen cadeaubonnen: wat doe je met het restsaldo?
Een bon met de status Verlopen kan niet meer worden gebruikt, tenzij je hem verlengt en de vervaldatum niet op strikt staat. In Nederland is een cadeaubon voor consumenten minimaal twee jaar geldig, zie geldigheid van een cadeaubon. Een bon staat dus altijd een tijd open in je administratie.
Bij enkelvoudig gebruik zijn omzet en btw al verantwoord bij de verkoop. De Belastingdienst noemt teruggaaf van die btw alleen voor het geval dat je de voucher terugneemt en de vergoeding terugbetaalt aan de consument (Belastingdienst). Bij meervoudig gebruik staat het restsaldo als schuld op de balans. Of en hoe je dat laat vrijvallen, en wat dat voor de btw betekent, bespreek je met je boekhouder.
Gebruik het rapport Verwachte verval om vooruit te kijken. Het toont per bon de uitgiftedatum, de vervaldatum en het huidige saldo, ook voor toekomstige jaren. Zo weet je vóór je jaarafsluiting hoeveel saldo naar verwachting verloopt.
Uitbetaling en commissiefactuur: wat boek je van Gifty?
Gifty maakt één keer per maand een commissiefactuur met een uitbetalingsspecificatie als bijlage. Je vindt hem onder Financieel, Facturen en downloadt hem als PDF. Staan er meerdere btw-tarieven op, dan toont de factuur per tarief een eigen btw-rij.
| Onderdeel op de specificatie | Wat je ermee doet |
|---|---|
| Uitbetalingsbedrag | Afletteren met de bijschrijving op je bankafschrift |
| Facturatieperiode | Controleren of de bedragen in de juiste maand horen |
| Omzet | Vergelijken met wat je in het dashboard ziet voor die periode |
| Kosten | Boeken volgens de factuur, met de btw-rijen die erop staan |
| Betaaldatum | Zoeken op je bankafschrift, houd rekening met 1 tot 2 werkdagen bankverwerking |
Welk rapport pak je waarvoor?
Welke rapporten je ziet, hangt af van je lidmaatschap. Dagafsluiting staat standaard uit en zet je zelf aan onder Financieel, Rapportage, Instellingen.
| Rapport | Wat het laat zien | Waarvoor je het gebruikt |
|---|---|---|
| Dagafsluiting | Een samenvatting van alle transacties per dag | Afsluiting aan het einde van de dag |
| Cumulatief | Lopende totalen over een kalenderjaar of boekjaar | Controle per periode en jaarafsluiting |
| Verwachte verval | Bonnen die naar verwachting verlopen, met vervaldatum en saldo | Vooruitkijken en saldo plannen |
| Uitsplitsing als CSV | Individuele transacties achter een samenvattingskaart | Controle door je boekhouder |
Loopt je boekjaar niet van januari tot december? Stel de startmaand van je boekjaar in onder Rapportage, Instellingen, dan sluiten de cumulatieve totalen aan op je boekhoudperiodes. Daar stel je ook e-mailschema’s in, zodat je boekhouder de rapporten zelf in de mailbox krijgt.
Houd de drie bewegingen uit elkaar. Over 2025 stond in Gifty (alle ondernemers samen, zonder test- en interne accounts) €11,60 mln aan bonnen uitgegeven, €7,15 mln verzilverd en €3,31 mln verlopen. Dat zijn verschillende groepen bonnen uit verschillende periodes, dus lees ze niet als percentage van elkaar.
De checklist: wat doe je wanneer?
| Moment | Wat doe je | Waar in Gifty |
|---|---|---|
| Bij het inrichten | Laat je boekhouder vastleggen in de administratie of je bon enkelvoudig of meervoudig is en welke rekeningen je gebruikt | Buiten Gifty, met je boekhouder |
| Elke dag | Leg de dagafsluiting naast je kas en pinbetalingen | Financieel, Rapportage, Dagafsluiting |
| Elke maand | Download de commissiefactuur en letter hem af op de uitbetaling | Financieel, Facturen |
| Bij je btw-aangifte | Controleer de verzilveringen van de periode, bij meervoudig gebruik rekent de btw hierover | Financieel, Rapportage, uitsplitsing als CSV |
| Bij de jaarafsluiting | Pak het cumulatieve rapport voor je boekjaar en kijk naar het openstaande saldo en de Verwachte verval | Financieel, Rapportage |
Wat vraag je aan je boekhouder?
- Is mijn bon een voucher voor enkelvoudig of meervoudig gebruik, en leggen we dat vast?
- Op welke rekeningen boeken we de verkoop, de schuld en de omzet?
- Hoe boeken we online verkopen en de inhoudingen van Stripe en Gifty?
- Hoe verwerken we een gedeeltelijke verzilvering en een bijbetaling?
- Wat doen we met het restsaldo van verlopen bonnen, ook voor de btw?
- Hoe behandelen we gratis weggegeven bonnen die ik als promotioneel markeer?
- Welk rapport willen jullie ontvangen en hoe vaak?
Veelgestelde vragen
Rapporten staan onder Financieel, Rapportage. Facturen, ook de maandelijkse commissiefactuur met uitbetalingsspecificatie, staan onder Financieel, Facturen. Je hebt daarvoor het recht Financieel nodig en je ziet alleen de rapporten die in je lidmaatschap zitten.
Het restsaldo van een verlopen bon staat nog in je boekhouding. Bij een bon voor enkelvoudig gebruik zijn omzet en btw al verantwoord, bij meervoudig gebruik staat het saldo als schuld op de balans. Hoe je het afboekt, bepaalt je boekhouder.
Nee. Het is alleen omzet bij verkoop als de btw bij uitgifte al vaststaat, bijvoorbeeld bij een bon voor één btw-tarief. Is dat niet zo, dan staat de verkoop als schuld op de balans tot de bon wordt gebruikt.
Bij een bon voor enkelvoudig gebruik niet over het deel dat met de bon is betaald, want die btw is bij verkoop al verschuldigd. Bij meervoudig gebruik wel: dan reken je btw over wat de klant besteedt, inclusief een eventuele bijbetaling.
Ja. In Financieel, Rapportage, Instellingen stel je een e-mailschema in met een frequentie en een eigen lijst met e-mailadressen, bijvoorbeeld dat van je boekhouder. Je kunt maximaal vijf schema’s instellen.