Het cadeaubon-avontuur van Kasteel Engelenburg
Bij Kasteel Engelenburg draait alles om het creëren van mooie herinneringen. Of gasten nu komen voor een ontspannen hotelovernachting, een culinair diner, of gewoon om iemand anders een bijzonder moment cadeau te doen; het moet altijd kloppen. Cadeaubonnen zijn hierbij een belangrijk onderdeel, maar tot niet zo lang geleden waren die vooral een flinke administratieve uitdaging.
Jarenlang werkten we met traditionele papieren cadeaubonnen. Hoewel dat een charmante uitstraling had – wat overigens uitstekend bij onze klassieke stijl past – bleek het in de praktijk minder romantisch. Elke bon werd zorgvuldig handmatig gemaakt, administratief verwerkt op onze computers en vervolgens verstuurd per post. Een mooi gebaar, maar ook een tijdrovende klus. Daarnaast moesten we alles nauwkeurig bijhouden, wat regelmatig voor onnodige frustraties zorgde. Er moest een betere manier zijn, vonden we.
Cadeaubon proces automatiseren via digitalisering
De aanleiding voor verandering was duidelijk: digitalisering. We wilden graag meegaan met de tijd en zowel fysieke als online cadeaubonnen kunnen aanbieden, zonder dat dit veel handmatig werk met zich meebracht. Het werd steeds duidelijker dat het tijd was om ons cadeaubon proces te automatiseren. Daarnaast zagen we dat gasten steeds vaker online reserveringen maken of op zoek zijn naar een bijzondere ervaring om cadeau te geven. Daar wilden we graag op inspelen.
Via-via kwamen we terecht bij Gifty. Hun samenwerking met Quality Lodgings (QL), waar wij zelf ook lid van zijn, gaf voor ons de doorslag om de stap te zetten. Het voelde vertrouwd, logisch en paste goed binnen ons netwerk.
Administratieve eenvoud en hogere verkoop
Sinds we met Gifty werken, is er voor ons enorm veel veranderd. Waar we eerder regelmatig stress ervaarden van een stapel papierwerk, is onze administratie rondom cadeaubonnen nu aanzienlijk eenvoudiger geworden. Alles verloopt digitaal en automatisch via het dashboard, waardoor we zelf nauwelijks meer iets hoeven bij te houden. Het overzicht is helder en eenvoudig toegankelijk, waardoor foutjes vrijwel uitgesloten zijn.
Eén van de meest opvallende voordelen is het gemak voor onze gasten. Via onze website bestellen zij tegenwoordig met een paar klikken eenvoudig hun cadeaubonnen. Geen telefoontjes, geen e-mails meer om alles te regelen, maar directe duidelijkheid. Dat heeft gezorgd voor een stijging in onze verkoopcijfers, zonder dat we daar zelf extra werk aan hebben.
Vrijheid en flexibiliteit voor gasten
De bonnen worden voornamelijk ingezet in ons hotel, bijvoorbeeld voor overnachtingen en arrangementen. Gasten waarderen het enorm dat ze zelf, in alle rust en op hun gemak, kunnen kiezen hoe en wanneer ze hun bonnen besteden. Het geeft hen een gevoel van vrijheid, en ons de zekerheid dat we onze gasten een prettige ervaring bieden.
Toekomstplannen
Nu zijn we natuurlijk nooit helemaal uitontwikkeld, en daarom denken we altijd graag vooruit. Zo zouden we in de toekomst een koppeling met MEWS, ons hotelmanagementsysteem, erg waardevol vinden. Dit zou het mogelijk maken om ons cadeaubon proces nog verder te automatiseren.
Klantenservice die meedenkt
Met het gebruik van Gifty zijn we erg tevreden. Natuurlijk hebben we ook wel eens tegen kleine issues aangelopen. Zo klopte de opmaak van onze cadeaubonnen eerst niet helemaal zoals we het graag wilden zien. Een balkje met de prijs of het arrangement stond niet op de juiste plek, en dat vonden we niet passen bij de kwaliteit die we onze gasten graag bieden. Na contact met de klantenservice werd dit gelukkig snel opgelost.
Een ander voorbeeld was een gast die per ongeluk haar eigen cadeaubon had weggegeven in plaats van de juiste bon. Even leek het een ingewikkeld verhaal, maar gelukkig was het via de klantenservice van Gifty zo verholpen. De bon werd getraceerd en de gast was opgelucht. Dit soort momenten herinneren ons er weer aan hoe waardevol goede klantenservice kan zijn. Onze ervaring met de service van Gifty is dan ook erg positief; altijd vriendelijk, persoonlijk en vooral efficiënt.
Eenvoudig en vlot contact
We hebben nauwelijks contact nodig met Gifty, omdat alles meestal soepel verloopt. Maar wanneer we contact opnemen, verloopt dit via telefoon of e-mail, altijd op een prettige en vlotte manier. Dat geeft ons een goed gevoel van vertrouwen.
Een aanrader voor ondernemers
Zouden we Gifty aanraden aan andere ondernemers? Ja, zeker! Niet omdat het perfect is, want perfectie bestaat niet, maar vooral omdat het eerlijk gezegd gewoon een prettig bedrijf is om mee samen te werken. En als je, net als wij, je handen vol hebt aan het runnen van een zaak zoals Kasteel Engelenburg, is dat precies wat je zoekt: eenvoud, duidelijkheid en betrouwbaarheid.
We kijken uit naar wat de toekomst nog meer gaat brengen met Gifty, maar voor nu genieten we vooral van het gemak en de rust die deze samenwerking ons biedt.